Co znaczy dzisiaj nowoczesny compliance? Znaczenie zarządzania zgodnością w funkcjonowaniu przedsiębiorstw rośnie niezaprzeczalnie

Inicjatywa strategiczna

W dzisiejszych czasach zgodność nie może być traktowana jako obowiązkowy koszt prowadzenia działalności, ale powinna stanowić nieodłączny element wpisany w strategię przedsiębiorstwa. Z uwagi na to, że nadrzędną wartością dla klientów i pracowników staje się dziś zaufanie, rośnie znaczenie nie tylko charakteru celów biznesowych, ale również sposobu ich realizacji.
Cele compliance powinny więc znaleźć się sensu stricte wśród głównych dążeń firmy (i być odpowiednio kaskadowane w ramach organizacji). Również większą niż dotychczas uwagę warto skierować na realizację celów finansowych i operacyjnych w zgodzie z wartościami, normami i standardami.

Inwestycja w zaufanie

Współczesny compliance to nie tylko zgodność z prawem, ale również z tzw. wymogami “miękkimi”. Firmy od lat chętnie posługują się w komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej zestawami realizowanych wartości. Nadszedł czas, w którym interesariusze mówią “sprawdzam”.

Zarządzający powinni zrozumieć, w jaki sposób przestrzeganie przez nich prawa i dobrych praktyk branżowych wpływa na postrzeganie firmy przez klientów i pracowników. Powinni też umieć w szybki i przekonywujący sposób udowodnić zgodność z poszczególnymi wymaganiami, oraz jak najlepiej zaadresować potrzeby i oczekiwania swoich interesariuszy w zakresie zgodności.

Cyfrowy compliance

Obecny kryzys przyspieszył potrzebę transformacji cyfrowej przedsiębiorstw. Skuteczne rozwiązania technologiczne powinny integrować wszystkie procesy compliance w ramach jednej platformy oraz usprawniać pracę Compliance Officerów w realizacji ich zadań w warunkach pracy zdalnej. Główne wymagania, jakie powinny spełniać narzędzia IT to:

• Interaktywne dashboardy i zwizualizowane raporty pozwalające błyskawicznie znaleźć, zestawić i zanalizować potrzebne informacje, aby móc podejmować szybkie i trafne decyzje oraz dostarczyć zarządowi, organom kontroli oraz kluczowym interesariuszom dowodów na zgodność
• Powiadomienia i alerty umożliwiające planowanie i skuteczny nadzór nad działaniami zapewniającymi zgodność
• Intuicyjny workflow ułatwiający przejście użytkowników przez poszczególne procesy zarządzania zgodnością bez specjalistycznych technicznych umiejętności
• Elastyczne ustawienia pozwalające dopasować rozwiązania technologiczne do specyfiki firmy, jej metodyki i procedur

Orientacja na czynnik ludzki

Efektywny system zarządzania zgodnością to odpowiednio zaprojektowane i wdrożone procesy, dopasowane i nowoczesne rozwiązania IT, ale przede wszystkim świadomi i dobrze przygotowani ludzie. Szkolenia, akcje informacyjne i komunikacyjne znacznie zmniejszają ryzyko niezamierzonego nieprzestrzegania przepisów oraz budują kulturę compliance.
Warto dzisiaj szczególnie pamiętać, że pracownicy to ambasadorzy firmy. Dzięki zaszczepieniu w nich idei compliance zwiększamy prawdopodobieństwo realizacji wartości firmy w ich codziennej pracy oraz w ich kontaktach z klientami i otoczeniem organizacji, a to kształtuje wizerunek całego przedsiębiorstwa.

Przewidywanie i zapobieganie

Zapobieganie niezgodnościom jest zawsze bardziej skuteczne i mniej kosztowne niż ich wykrywanie, analiza i korekta. W czasach niepewności oraz potrzeby skupienia się na ciągłości działania warto postawić na efektywną prewencję, która oszczędza czas i zasoby oraz wzmacnia ochronę wartości firmy i ogranicza ryzyka związane z realizacją jej celów. Ludzie popełniają błędy i będą je popełniać, zwłaszcza w trudnych i stresujących czasach.

Warto pamiętać, że ostateczna odpowiedzialność spoczywa na zarządzających i nadzorujących. Przemyślana i długofalowa inwestycja w compliance i mechanizmy zapobiegania niezgodnościom i nadużyciom pozwala na optymalizację zarządzania i zwiększenie bezpieczeństwa firmy, a w szczególności jej pracowników, zasobów, wartości i wizerunku.
Sprawdź, czy compliance w Twojej firmie jest gotowy na wyzwania przyszłości. Wypełnij nasz quiz: https://bit.ly/quiz-compliance

Michał Zwyrtek, dyrektor w katowickim biurze PwC, certyfikowany specjalista ds. zarządzania ryzykiem wg metodyki Management of Risk (M_o_R®).: Ryzyko jest wpisane w działanie każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od branży czy skali. Jednakże bardziej świadome ryzyka organizacje zdają sobie sprawę z tego, że aktywne zarządzanie potencjalnymi zagrożeniami nie tylko pozwoli ich uniknąć, ale także wzmocnić firmę i przyczynić się do budowania przewagi konkurencyjnej. Niestety, jak wynika z raportu PwC - 2020 Global Risk Study - zaledwie 50% ankietowanych stwierdziło, że ich firma dysponuje dziś odpowiednimi danymi, aby przewidywać i zarządzać ryzykiem. Dodatkowo, jedynie 33% deklaruje, że ma do tego odpowiednią technologię i narzędzia”.

Autorzy, Angelika Ciastek-Zyska i Lech Dąbrowski, są starszymi menedżerami w PwC