Nasza Loteria SR - pasek na kartach artykułów

Jak wdrożyć PRACĘ ZDALNĄ w firmie? Nowy Kodeks Pracy od 7 kwietnia 2023. Oto najważniejsze zasady, krok po kroku!

OPRAC.:
Jacek Bombor
Jacek Bombor
KIEDY PRACODAWCA MUSI SIĘ ZGODZIĆ NA PRACĘ ZDALNĄ? KIEDY PRACOWNIKOWI PRZYSŁUGUJE TAKIE PRAWO, A KIEDY PRACODAWCA NIE MUSI SIĘ ZGODZIĆ NA TRYB ZDALNY? CZYTAJ W NASZEJ GALERIIKLIKNIJ W KOLEJNE ZDJĘCIE
KIEDY PRACODAWCA MUSI SIĘ ZGODZIĆ NA PRACĘ ZDALNĄ? KIEDY PRACOWNIKOWI PRZYSŁUGUJE TAKIE PRAWO, A KIEDY PRACODAWCA NIE MUSI SIĘ ZGODZIĆ NA TRYB ZDALNY? CZYTAJ W NASZEJ GALERIIKLIKNIJ W KOLEJNE ZDJĘCIE Pixabay
Od 7 kwietnia 2023 roku pracodawcy mogą wprowadzać wykonywanie pracy w formie pracy zdalnej na podstawie przepisów Kodeksu pracy. Sprawdź, jak wdrożyć pracę zdalną w firmie. W naszym raporcie piszemy, jakie zmiany nastąpiły w przepisach, jak pracodawca może wprowadzać pracą zdalną, na jakich zasadach. KIEDY PRACODAWCA MUSI SIĘ ZGODZIĆ NA PRACĘ ZDALNĄ? KIEDY PRACOWNIKOWI PRZYSŁUGUJE TAKIE PRAWO, A KIEDY PRACODAWCA NIE MUSI SIĘ ZGODZIĆ NA TRYB ZDALNY? CZYTAJ W NASZEJ GALERII. SPRAWDŹCIE!

Spis treści

Jak wdrożyć PRACĘ ZDALNĄ w firmie? Nowy Kodeks Pracy od 7 kwietnia 2023. Oto najważniejsze zasady, krok po kroku!

Od 7 kwietnia 2023 roku pracodawcy mogą wprowadzać wykonywanie pracy w formie pracy zdalnej na podstawie przepisów Kodeksu pracy. Sprawdź, jak wdrożyć pracę zdalną w firmie.

KIEDY PRACODAWCA MUSI SIĘ ZGODZIĆ NA PRACĘ ZDALNĄ? KIEDY PRACOWNIKOWI PRZYSŁUGUJE TAKIE PRAWO, A KIEDY PRACODAWCA NIE MUSI SIĘ ZGODZIĆ NA TRYB ZDALNY? CZYTAJ W NASZEJ GALERII

Co to jest praca zdalna?

Od 7 kwietnia 2023 roku pracodawcy mogą wprowadzać wykonywanie pracy w formie pracy zdalnej na podstawie przepisów Kodeksu pracy. W tym samym dniu przestają obowiązywać tymczasowe regulacje pracy zdalnej przewidziane na okres pandemii Covid-19.
Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej zastąpią kodeksowe regulacje telepracy. Warunki stosowania telepracy określone w porozumieniu lub regulaminie u danego pracodawcy mogą być stosowane nie dłużej niż przez okres 6 miesięcy licząc od 7 kwietnia 2023 roku.
Pamiętaj! Wraz z wejściem w życie regulacji dotyczącej pracy zdalnej, przepisy dotyczące telepracy zostaną uchylone.

Praca zdalna może być wykonywana:

  • całkowicie lub częściowo
  • w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika
  • w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Praca zdalna może być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy (całkowicie poza siedzibą pracodawcy) albo częściowo – zarówno w siedzibie pracodawcy, jak i poza nią (na przykład 2 dni w siedzibie pracodawcy i 3 dni w domu pracownika).

Gdzie może być wykonywana praca zdalna?

To, w jakim wymiarze praca zdalna będzie wykonywana w siedzibie i poza siedzibą pracodawcy, zależy od rozwiązań przyjętych przez pracodawcę i od uzgodnień z pracownikiem.

Miejscem wykonywania pracy zdalnej zawsze będzie miejsce wskazane przez pracownika, a następnie każdorazowo uzgodnione z pracodawcą (czyli zaakceptowane przez pracodawcę).

Kiedy praca zdalna jest wykluczona?

Praca zdalna może być stosowana niezależnie od rodzaju pracy pod warunkiem, że rodzaj wykonywanej pracy umożliwia taką formułę współpracy.

Od tej zasady istnieją jednak wyjątki. W formie pracy zdalnej nie można wykonywać prac:

  • szczególnie niebezpiecznych
  • w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych
  • z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy
  • związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy
  • powodujących intensywne brudzenie.

Jak uregulować pracę zdalną w firmie?

Pracodawca reguluje pracę zdalną, czyli określa ramowe zasady jej wykonywania w firmie:

  • w porozumieniu ze związkami zawodowymi – jeśli w firmie działają organizacje związkowe
  • w regulaminie pracy – jeśli nie uda mu się uzgodnić porozumienia ze związkami zawodowymi albo w firmie nie działają organizacje związkowe.

Ważne! Uzgodnienie pracy zdalnej bądź wydanie polecenia jej wykonywania jest dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie ze związkami albo nie został wydany regulamin pracy zdalnej. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Polecenie albo uzgodnienie musi zawierać następujące elementy:

  • zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalną
  • zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu
  • zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną
  • zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną
  • zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy
  • zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych
  • zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Uzgodnienie pracy zdalnej. Co to takiego?

Podstawową formą świadczenia pracy w formule zdalnej będzie uzgodnienie stron umowy o pracę.

Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:

  • przy zawieraniu umowy o pracę albo
  • w trakcie zatrudnienia, z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektroniczne.

Pamiętaj! Umowa o pracę jest zawierana i modyfikowana w formie pisemnej. Porozumiewając się w sprawie pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia, strony będą modyfikowały umowę o pracę poprzez wprowadzenie kolejnego miejsca świadczenia pracy, na przykład miejsca zamieszkania pracownika. Jeżeli uzgodnienie pracy zdalnej ma miejsce w trakcie trwania stosunku pracy, to może nastąpić w postaci papierowej bądź elektronicznej.

Uzgodnienie musi dotyczyć:

  • wprowadzenia pracy zdalnej
  • miejsca wykonywania pracy zdalnej
  • tego, czy ma formę całkowitą czy częściową.

W uzgodnieniu pracodawca i pracownik mogą ustalić inne istotne dla siebie elementy pracy zdalnej, o ile nie będą one sprzeczne z przepisami prawa pracy.

Pamiętaj! Poza samym uzgodnieniem przed podjęciem przez pracownika pracy zdalnie trzeba spełnić kilka dodatkowych warunków. Chodzi między innymi o opracowanie informacji i zebranie oświadczenia w zakresie bhp czy ustalenie zwrotu kosztów z tytułu pracy zdalnej.

Materiały, narzędzia i pokrycie kosztów

W zakresie pracy zdalnej pracodawca ma obowiązek:

  • zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej
  • zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej
  • pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej
  • zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Ponadto pracodawca może pokryć inne koszty, o ile są bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej. Zwrot takich kosztów musi zostać określony w:

  • porozumieniu ze związkami zawodowymi albo
  • w regulaminie, albo
  • poleceniu wykonywania pracy zdalnej, albo
  • w porozumieniu z pracownikiem pracy zdalnej, jeżeli nie zostało zawarte porozumienie ze związkami zawodowymi albo nie został wydany regulamin.

Strony mogą również ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę. W tym przypadku pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego.

WAŻNE: Zwrot kosztów pracy zdalnej

Pracodawca ma obowiązek zwrotu kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, określonych w przepisach Kodeksu pracy.
Ponadto w przypadku wykorzystywania przez pracownika własnych materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, musi wypłacić ekwiwalent pieniężny.
Pokrycie kosztów lub wypłata ekwiwalentu pieniężnego może przyjąć formę wypłaty ryczałtu. Wysokość ryczałtu ma odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Jednocześnie przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu trzeba wziąć pod uwagę w szczególności:

  1. normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe
  2. ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału
  3. normy zużycia energii elektrycznej i koszty usług telekomunikacyjnych.

Pracodawca ma prawo do przeprowadzenia kontroli:

  • wykonywania pracy zdalnej przez pracownika
  • w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy
  • przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Zasady przeprowadzania kontroli powinny zostać określone w porozumieniu ze związkami zawodowymi albo w regulaminie wykonywania pracy zdalnie, a w przypadku ich braku – w porozumieniu z pracownikiem bądź w poleceniu.

Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.
Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Ważne! Jeżeli w trakcie kontroli pracy zdalnej zostaną stwierdzone uchybienia w przestrzeganiu przepisów, zasad czy wymogów, pracodawca powinien zobowiązać pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika.

W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej pracownik rozpocznie pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę.
Bezpieczeństwo i higiena pracy

Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest ochrona zdrowia i życia pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (bhp).

Szkolenia okresowe. Co się zmienia?

Co ważne, w przypadku pracy zdalnej (świadczonej całkowicie bądź częściowo) zawsze będzie musiało być przeprowadzone szkolenie okresowe pracownika. Jest to o tyle istotne, iż Kodeks pracy wyłącza taki obowiązek w przypadku określonych stanowisk administracyjno-biurowych.

Jak informować o warunkach zatrudnienia? Dwa kluczowe oświadczenia

Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracodawca musi odebrać od pracownika oświadczenie, iż zapoznał się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, a także zobowiązuje się do ich przestrzegania.
Ponadto pracownik musi złożyć dodatkowe oświadczenie zawierające potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.
Oba oświadczenia mogą być złożone przez pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej.

Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy:

  • w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
  • w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.
  • Przez działanie siły wyższej należy rozumieć zdarzenie: pochodzące z zewnętrz, niemożliwe do przewidzenia, kiedy nie jest możliwe zapobieżenie jego skutkom.

Ważne! Pracodawca bezpośrednio przed wydaniem polecenia musi otrzymać oświadczenie pracownika w formie papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracownik informuje o tym niezwłocznie pracodawcę. W takim przypadku pracodawca musi wycofać polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.
Praca zdalna wykonywana okazjonalnie

Nie w każdym przypadku pracodawca będzie zainteresowany wdrażaniem, uzgadnianiem pracy zdalnej na ogólnych zasadach z pokryciem kosztów. Jednocześnie sporadyczne świadczenie pracy zdalnej w wielu firmach może być traktowane jako dodatkowy benefit dla pracowników.

W takich sytuacjach interesującym rozwiązaniem będzie okazjonalne wykonywanie pracy zdalnej – w takim przypadku niektóre obowiązki pracodawców zostały ograniczone.

emisja bez ograniczeń wiekowych
Wideo

Jak działają oszuści - fałszywe SMS "od najbliższych"

Dołącz do nas na Facebooku!

Publikujemy najciekawsze artykuły, wydarzenia i konkursy. Jesteśmy tam gdzie nasi czytelnicy!

Polub nas na Facebooku!

Dołącz do nas na X!

Codziennie informujemy o ciekawostkach i aktualnych wydarzeniach.

Obserwuj nas na X!

Kontakt z redakcją

Byłeś świadkiem ważnego zdarzenia? Widziałeś coś interesującego? Zrobiłeś ciekawe zdjęcie lub wideo?

Napisz do nas!

Polecane oferty

Materiały promocyjne partnera