Koronawirus. Jak nie zwariować przed ekranem i dlaczego w tle mamy regały z książkami. Home office w czasach kwarantanny

Rozmowa z Aleksandrą Ślifirską: Koronawirus. Jak nie zwariować przed ekranem i dlaczego w tle mamy regały z książkami. Home office w czasach kwarantanny

O home office porozmawiałem z Aleksandrą Ślifirską, konsultantką zajmująca się marką osobistą, komunikacją zmian w organizacjach. Aleksandra Ślifirska jest prezesem zarządu firmy konsultingowej KOBOLD i autorką dwóch książek („Medialne lwy dla rekinów biznesu", „Rekiny biznesu w mediach"), która pracowała dla wielkich marek w Polsce (m.in. Ikea, PKO BP, SGH, VOLVO).

***

Wszędzie te zniekształcone przez kamery internetowe twarze ekspertów, konsultantów, menedżerów – w telewizjach, w serwisach internetowych, w mediach społecznościowych, gdzie chwalimy się, że firma działa zdalnie. Pytanie w tej sytuacji brzmi: co robić, by praca zdalna była efektywna?

Zacznijmy od tego, że większa efektywność pracy zdalnej została potwierdzona badaniami. Tom DeMarco, Amerykanin, prowadzący firmę konsultingową, opracował eksperyment pod nazwą Kodowe Gry Wojenne, który miał wyłonić najlepszych programistów. W skrócie - mieli oni przetestować, zaprojektować i napisać jeden program. 600 informatyków z 92 różnych firm. Liczba przepracowanych lat, wysokość wynagrodzenia, a nawet czas przewidziany na wykonanie zadnia nie miały wpływu na wynik. Proszę sobie wyobrazić, że najlepsi okazali się ci, pracujący dla firm, które zapewniały im wolność w sposobie organizacji pracy.

Bez kontroli kierownika, pytam z przekąsem?

Właśnie, to jest ważny przekaz dla naszych liderów, którzy niestety nadal uważają, że kontrola sprzyja efektywności. Ale świat pokazuje nam już zupełnie inne sposoby działania.

Bez reprymendy, ostrego spojrzenia, znaczącego spojrzenia mówiącego do podwładnego „proszę, zamilcz, to fatalny pomysł”?

Owszem. To ważne zwłaszcza teraz. Obecna sytuacja jest wyjątkowa, musimy o tym pamiętać. Dzisiejsze home office to wyzwanie komunikacyjne dla menedżerów i kluczowa będzie ich umiejętność tonowania emocji w prowadzeniu spotkań online.

Dobrze, to wracam do pytania: co zrobić – pytam teraz jako pracownik – aby home office był efektywny?

Ogromne znaczenie będą miały rzeczy, które nas odpowiednio – powiedziałabym – dostrajają z rana, czyli na przykład poranna toaleta – zachowujmy się tak, jakbyśmy zaraz mieli wyjść z domu. Równie ważne jest śniadanie. Musimy zacząć dzień, jak dawniej. Jeśli zawsze przed wyjazdem do biura wychodziłeś z psem, to teraz też rób to o tej samej porze.

Żadnych piżam i zarostu!

No tak. To ma nie tylko wymiar psychologiczny, ale i praktyczny. Nigdy nie wiesz, z kim będziesz się dziś łączył przez ekran komputera.

To siedzę już taki ogolony i uczesany przed komputerem. O czym muszę jeszcze pamiętać?

O organizacji pracy, zwłaszcza, gdy w domu pracuje też małżonka czy małżonek. Nie może być tak, że jeden ze współmałżonków ucieka z laptopem do łazienki w poszukiwaniu spokojniejszego miejsca. A więc podzielcie przestrzeń w domu i ustalcie godziny, kiedy macie zadanie wymagające skupienia.

My ustalimy, ale dzieci to nie obchodzi.

Owszem, ale zapanowanie nad dziećmi jest prostsze, gdy wszystko jakoś postaramy się zorganizować wcześniej. Oczywiście dzieci mogą rozpraszać, nie możemy ich w stu procentach wyłączyć z życia, ale będzie łatwiej.

Tak czy owak, wszyscy znamy z internetu te słynne filmiki, gdy dzieci przeszkadzają szefom w ważnych telekonferencjach albo wywiadach telewizyjnych.

O tak, zdarzają się też zwierzęta, które siadają nam na kolanach, machający sobie do kamer domownicy. Ale spokojnie, to zasadniczo nic złego dla reputacji menedżera lub pracownika. To raczej integruje i zbliża. Mamy teraz globalną izolację, to bardzo trudne. Emocjonalnie i społecznie łączmy się za pomocą technologii, bo fizycznie jesteśmy oddzieleni.

Takie „ludzkie historie” w pracy w miejsce normalnych relacji?

Ta dzisiejsza izolacja wywołuje smutek – to naturalne. Dlatego tak ważne są relacje, dzielenie się sposobami na uniknięcie stresu. Sama złapałam się wczoraj na tym, że odcięta od spotkań, poczułam się uwięziona we własnym domu. Kompulsywnie z niego wybiegłam w odludne miejsce. Uspokoiłam głowę na słońcu, w ciszy. Dzielmy się takimi historiami, taka opowieść zbliża.

Smutek wywołuje też liczba tych wszystkich telekonferencji, łączeń, wywoływanie się przez komunikatory, ustawianie kamerek, szumy w słuchawkach. Jak mądrze przeprowadzać telekonferencje? Ile razy, jak długie mają być, z kim?

Poza sztabami kryzysowymi, zespoły projektowe spotykają się na ogół dwa razy dziennie. Nie możemy przesadzić z ciągłym patrzeniem na małe okienka w komputerze. Taka praca – i pracownicy już o tym mówią – jest bardzo wyczerpująca. Menedżer powinien dbać o agendę, szybko omówić ważne sprawy, ale też nie zapominać, żeby przeznaczyć część spotkania na mówienie o emocjach. To dzisiaj bardzo ludziom pomaga. Po spotkaniu warto w krótkich punktach wysłać podsumowanie.

Mówić o emocjach… Owszem, niekiedy sobie gwarzymy chwilę, ale większy problem jest chyba z tym, jak menedżer ma motywować ludzi bez bezpośredniego kontaktu, spojrzenia w oczy, mimiki, gestów, a nawet modulacji głosu. Proszę o szybki kurs menedżerski w dziedzinie występowania przed kamerką internetową.

Nie przesadę, gdy powiem, że to dziś jedna z ważnych kompetencji liderskich, którą menedżerowie muszą posiadać, by sprawnie zarządzać. To jest dobre narzędzie dla introwertyków, bo łatwiej jest im przemawiać, nie są tacy spięci, nie mają poczucia, że są publicznie wyeksponowani. Ekstrawertycy natomiast będą się dusić. Tymczasem muszą pamiętać, że teraz łączą rolę inspiratorów i kojących przyjaciół. Podczas telekonferencji zdarza się, że widzimy taki obraz: ludzie czekają na dołączenie reszty, a prowadzący siedzi, podpierając się ręką, i nic nie mówi. Czeka na grupę. Na miłość boską – nigdy tego nie rób.

Nic nie mówię, bo się denerwuję, że się spóźniają!

Bądź zaangażowany od początku. Pytaj ludzi, jak im minął poranek, opowiedz, co ty zrobiłeś, by dobrze zacząć dzień. Wtedy Twoja mimika, wyraz twarzy będzie odzwierciedlała współdziałanie i nakręci zespół pozytywnie. Powinieneś też pamiętać o pierwszym zdaniu, ono musi dać pozytywne, uspokajające, kojące, dające ludziom poczucie bezpieczeństwa. Ale w zależności od sytuacji głos należy osadzać mocniej, bo może projekt tego wymaga. Tak czy owak, mówmy do ludzi jak najwięcej.

Moi współpracownicy załamują ręce, że gadam cały czas, za dużo.

Trzeba to wyważyć. W czasach izolacji emocje zmieniają się z minuty na minutę. Kompetencje komunikacyjne będą potrzebne na różnych poziomach. Trzeba umieć je rozpoznać. Kiedy mówić więcej – także na telekonferencjach – a kiedy dać ludziom mówić.

No i pozostaje jeszcze tło, które za nami. Może mi pani wytłumaczyć, o co chodzi z tym tłem w postaci regałów z książkami? Wszyscy tak występują. Tego uczą na jakichś tajnych kursach?

A dlaczego ma pan coś przeciwko książkom?

Oczywiście, nie mam nic przeciwko książkom, ale zastanawiam się, co w nich takiego jest, że wszyscy siadamy przed regałami. Proszę spojrzeć na każdego dziś eksperta w telewizji, który łączy się zdalnie.

Tło musi być profesjonalne, odpowiednio poważne, stonowane z jednego podstawowego powodu: żeby nie stanowiło elementu rozpraszającego. Prosta rada: zrobić kilka print screenów z przestrzeni domowej, porównać je i wybrać takie tło, które jest uspokajające dla oczu współuczestników konferencji. To ma także efekt prozdrowotny.

Czy po tej lekcji z epidemią i pracą zdalną czeka nas zmiana modeli w firmach - wielu orientuje się przecież teraz, że nie trzeba biura. Wszyscy przejdziemy na home office?

Z pewnością nastąpi pozytywna i rewolucyjna zmiana sposobu myślenia. Do tej pory w wielu firmach pojawiało się takie myślenie: „Pójdzie do domu, nic nie zrobi”. A teraz zobaczymy, że nic nie robi ten, który i w biurze był pasywny, nie generował rozwiązań. Nie miejsce pracy jest tu kluczowe, ale to, jak podchodzimy do naszych zadań. Przecież efekty da się ocenić bez względu na to, gdzie praca została wykonana. Przedsiębiorcy zauważą, że home office to nie jest już jakiś bonus, na którym można budować wizerunek pracodawcy (strategie employer branding), ale coś, co w XXI wieku jest normalnością, jak robienie zakupów przez internet.

No ale tu pufy w firmach, kolorowe meble, które mają zachęcać do pracy…

Jest mnóstwo badań pokazujących, że tzw. burze mózgów w firmach na kolorowych pufach, są nieefektywne, bo działa zasada powtarzania za poprzednikiem. A kiedy wyślemy tych pracowników do domów, cichych pracowni, to oni w spokoju generują innowacyjne pomysły.
Rozmawiał: Marek Twaróg

Pobierz bezpłatną aplikację Dziennika Zachodniego i bądź na bieżąco!

Oprócz standardowych kategorii, z powodu panującej epidemii, wprowadziliśmy do niej zakładkę, w której znajdziesz wszystkie aktualne informacje związane z epidemią koronawirusa.