Praca zdalna w Kodeksie Pracy 2023. Jakie prawa i obowiązki ma pracownik? Czy pracodawca może wysłać pracownika na pracę zdalną?

W tym tygodniu prezydent Andrzej Duda podpisał nowelizację kodeksu pracy. W 2023 roku zmiany będą dotyczyć pracy zdalnej, która zostanie wprowadzona na stałe do kodeksu.

Wprowadzenie do Kodeksu pracy formuły zdalnej poszerzy pulę kandydatów do zatrudnienia, m.in. o specjalistów z innego miasta czy kraju, którzy nie są skłonni do zmiany miejsca zamieszkania ze względu na pracę - uważają eksperci rynku pracy.

W ocenie ekspertów agencji zatrudnienia Trenkwalder wprowadzenie formuły zdalnej do Kodeksu pracy sankcjonuje niejako istniejące już na rynku elastyczne rozwiązania. Pandemia zrewolucjonizowała zasady pracy pod tym względem i to, co wcześniej wydawało się niemożliwe, stało się powszechne i ogólnie obowiązujące - zauważyli.

Wskazali, że praca zdalna coraz częściej traktowana jest już nie tylko jako dodatkowy benefit, ale standardowe rozwiązanie oferowane przez pracodawców, którzy z kolei muszą się do tych oczekiwań dostosować, by utrzymać pracowników. Wprowadzając możliwość pracy zdalnej, pracodawcy mają większe szanse, aby nadążyć za trendami rynkowymi. Zyskują także większą pulę kandydatów do pracy – specjalistów z innego miasta czy kraju, którzy nie są skłonni do zmiany miejsca zamieszkania ze względu na pracę.

"Regulacje pracy zdalnej to jednak nie tylko korzyści, ale również konkretne obowiązki dla obu stron" - zastrzegła dyrektor HR w agencji zatrudnienia Trenkwalder Joanna Rutkowska.

Jak podała, obowiązki dla pracownika to przede wszystkim konieczność dostosowania swojego stanowiska pracy zdalnego do wymogów określonych w zasadach BHP, oraz potwierdzenie tego w składanym pracodawcy oświadczeniu. Chodzi m.in. o odpowiednie biurko, krzesło biurowe czy dostęp do światła dziennego. Zatrudniony będzie też musiał każdorazowo uzgadniać z pracodawcą miejsce wykonywania pracy, jeżeli będzie chciał je tymczasowo zmienić, np. wyjeżdżając gdzieś poza stałe miejsce zamieszkania na przedłużony weekend.

"Co ważne, pracownikom wykonującym pracę zdalną przysługuje prawo do równego traktowania" - podkreśliła Rutkowska. Wyjaśniła, że warunki zatrudnienia, możliwości awansu czy dostęp do szkoleń nie mogą być gorsze niż w przypadku pracujących na miejscu. "Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługują też takie same prawa socjalne i społeczne do np. kontaktowania się z innymi pracownikami, przebywania na terenie zakładu pracy czy korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy oraz z obiektów socjalnych" – dodała.

Jak zaznaczyła ekspertka, obowiązki po stronie pracodawcy obejmują m.in. zapewnienie pracującemu zdalnie materiałów i narzędzi pracy, w tym niezbędnych do tego urządzeń technicznych. Pracodawca ma również zapewnić pracownikowi instalację, serwis i konserwację narzędzi pracy, w tym niezbędnych urządzeń technicznych, lub pokryć związane z tym koszty - również w zakresie energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych. Obowiązkiem pracodawcy jest ponadto zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomocy technicznej koniecznej przy takiej formule.

Dodała, że jeśli pracownik korzysta z własnych materiałów i narzędzi pracy, to ma prawo do ekwiwalentu pieniężnego w wysokości ustalonej z pracodawcą. Ekwiwalent można zastąpić ryczałtem, np. dziennym lub miesięcznym.

"W ustawie nie określono sztywnych stawek ekwiwalentu. Z jednej strony takie rozwiązanie pozwala uniknąć sytuacji, kiedy uregulowania ustawowe nie nadążają za rzeczywistością, np. za inflacją; z drugiej strony prawidłowe określenie kwoty należnej pracownikowi za zużyte media może być problematyczne dla pracodawców i może stanowić źródło konfliktów" - oceniła Rutkowska.

Zwróciła uwagę, że wykonywanie pracy zdalnej będzie wiązało się z koniecznością przeprowadzenia oceny ryzyka zawodowego z uwzględnieniem wpływu na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne.

"Wykonanie takiej oceny oddzielnie dla każdego stanowiska może się wydawać zadaniem karkołomnym, dlatego ważne jest zaznaczenie, że pracodawca może również sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej. Do obowiązków pracodawcy należeć będzie także sporządzenie informacji dla pracownika, zawierającej m.in. instrukcje, jak właściwie zorganizować pracę zdalną, jak zachować zasady BHP i jak postępować w sytuacji awaryjnej, a szkolenie z zasad BHP w pracy zdalnej może odbyć się za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej" - wymieniła.

Według Rutkowskiej na uwagę zasługuje fakt, że ustawodawca określił w nowelizacji możliwość stosowania między pracownikiem i pracodawcą komunikacji elektronicznej w zakresie składania wniosków, potwierdzania warunków czy zgód.

Ekspertka zauważyła, że wdrożenie wszystkich przepisów i procedur wewnętrznych w firmach w zgodzie nowelizacją potrwa. "Warto jednak poświęcić na to czas, bo Państwowa Inspekcja Pracy już zapowiada kontrole w firmach. Inspektorzy będą monitorować m.in. uregulowanie dodatkowych świadczeń dla pracowników w związku z wykonywaniem przez nich pracy zdalnej czy wdrożenie zasad BHP" - zaznaczyła.

Zmiany w Kodeksie pracy polegają m.in. na zastąpieniu przepisów o telepracy przepisami o pracy zdalnej. Wprowadzona została definicja pracy zdalnej. Zgodnie z nią jest to wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Nowela przewiduje pracę zdalną całkowitą, jak i hybrydową, stosownie do potrzeb konkretnego pracownika i pracodawcy, a także umożliwienie polecenia pracownikowi pracy zdalnej w szczególnych przypadkach, takich jak m.in. czas obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii czy pożaru lub zalania w zakładzie pracy. (PAP)

autorka: Longina Grzegórska-Szpyt
lgs/ mk/