Wielozadaniowość, czyli nowe ludzkie złudzenie

Pracuj nad podzielnością uwagi, sprawnie wykonuj kilka czynności jednocześnie i bądź przy tym maksymalnie efektywny - tak mógłby brzmieć fragment XXI-wiecznej recepty na sukces: zarówno ten zawodowy, jak i prywatny. Okazuje się, że efektywny multitasking w zasadzie nie istnieje, bo ludzki mózg nie posiada zdolności pełnej koncentracji na dwóch rzeczach jednocześnie. A kiedy chcemy z naturą walczyć, zamiast zyskiwać, zwykle tracimy - głównie czas i wydajność. Szacuje się, że przeskakując z jednej czynności na drugą, dziennie marnujemy nawet 30 proc. naszego czasu.

Profesor Earl Miller z Massachusetts Institute of Technology po przeprowadzeniu serii eksperymentów udowodnił, że wykonywanie wielu czynności w tym samym czasie prowadzi do całkowitej dekoncentracji. Przewidział również, że multitasking może obniżać ludzkie IQ nawet o 10 pkt bazowych. Mit o wielozadaniowości obalił także doktor Alan Keen z Australia's Central Queensland University. Z licznych badań nad nerwowością ludzi, które przeprowadził, wynikało, że większe problemy z nerwami mają osoby żyjące w dużych miastach. Poprzez wiele reakcji chemicznych powodujących zdenerwowanie ich mózg ulegał trwałym uszkodzeniom. Po głębszych analizach okazało się, że to wynik nadmiaru obowiązków i idących za tym prób robienia wielu rzeczy jednocześnie. Do podobnych wniosków doszły setki innych naukowców.

Beata Stefańska, psycholog biznesu prowadząca audyty personalne i programy rozwojowe m.in. dla kadry menedżerskiej, zwraca jednak uwagę, że tempo pracy i zmieniająca się sytuacja rynkowa zwyczajnie nie pozwalają na rezygnację z wielozadaniowości. - Trzeba być elastycznym. Choć niewątpliwie wielozadaniowość niesie ze sobą koszty osobiste i zmniejsza jakość wykonywanych zadań, nie można się przed nią uchronić. Zdecydowanej większości firm na rynku nie stać na zatrudnianie pracowników na stanowiska, które będą wymagały skupiania się tylko na jednym zadaniu - podkreśla. - Większość korporacji nie może pozwolić sobie na pracowanie w trybie spokoju, gdzie każdy pracownik dysponuje nieograniczonym czasem na wypełnienie danego obowiązku. Tempo działania niejednokrotnie decyduje o być albo nie być danej organizacji. Żaden zarząd nie powie pracownikom "zwolnijcie!", bo musi realizować odgórne założenia - ocenia Stefańska.

Kobiety bliżej sukcesu?

To, że kobiety mają lepszą podzielność uwagi, wiadomo nie od dziś. Badania profesor Keith Laws ze School of Psychology na University of Hertfordshire tylko to potwierdziły. Kobiety zdecydowanie lepiej od mężczyzn radzą sobie z wykonywaniem kilku zadań w tym samym czasie. W badaniu wzięli udział studenci i studentki, zostali podzieleni na pięćdziesięcioosobowe grupy i każdy z osobna miał do wykonania kilka zadań jednocześnie. W ciągu ośmiu minut musieli rozwiązać m.in. proste rachunki matematyczne, odczytać konkretne informacje z mapy oraz przeprowadzić telefoniczną rozmowę z osobą, która zadawała pytania z wiedzy ogólnej. Ponadto w tym samym czasie badani mieli wymyślić, a następnie zaprezentować strategię, dzięki której uda się odnaleźć zagubiony na polu klucz. Wykonanie dwóch pierwszych zadań - matematycznego i geograficznego - wypadło podobnie wśród kobiet i mężczyzn. Jednak już planowanie i prezentacja strategii panom sprawiła znacznie większe trudności. - Kobiety planowały bardziej strategicznie. Byłam tym zaskoczona, znając popularne argumenty, według których to mężczyźni posiadają lepszą orientację przestrzenną - komentowała rezultaty badań prof. Keith Laws.

Jednak z obserwacji Beaty Stefańskiej wynika, że różnice ze względu na płeć nie są aż tak bardzo wyraźne. - Przebadałam łącznie 1200 osób i nie widzę wielkich różnic pomiędzy kobietami a mężczyznami w radzeniu sobie z wieloma zadaniami naraz. Wszelkie różnice wynikają raczej z posiadania różnych profilów osobowościowych - relacjonuje. Mimo że nie sposób być w pełni efektywnym, kiedy nasz mózg przerzuca się z wątku na wątek, ludzie o konkretnych kompetencjach i cechach osobowościowych rzeczywiście znacznie lepiej radzą sobie z multitaskingiem od innych.

Sztuka skupiania uwagi
Listy obowiązków magicznie nie skrócimy, jednak nie musimy przecież zabierać się do wykonywania wszystkiego w tym samym czasie. Czasem nie trzeba przerywać jednej aktywność i rozpoczynać następnej, bo wbrew pozorom nie wszystkie zadania są równie priorytetowe. Najważniejsze jednak to uświadomić sobie, że zwiększenie skuteczności działania w czasach pożądanej wielozadaniowości nie wiąże się z opanowaniem umiejętności podzielności uwagi, a wręcz przeciwnie - skupianiu jej wyłącznie na jednej czynności. Należy opanować sztukę skutecznej koncentracji.

Planować i przewidywać koniec

Plan to podstawa. Trzeba robić wszystko, aby zapobiegać wszelkim od niego odstępstwom, bo każde z nich oddala nas od pożądanego finiszu. Cel zadania musi być jasno określony, podobnie jak sposób i czas dotarcia do niego. Psychologowie biznesu podkreślają, jak ważna jest tutaj umiejętność właściwego rozpoznawania priorytetów, ale też ogólnej sytuacji, w jakiej się znajdujemy. Warto być czujnym. - Czasem planowanie może mieć także ciemną stronę. Może spowodować brak elastyczności i niechęć do zmian, które to niejednokrotnie bywają pożądane na niektórych stanowiskach - ostrzega doktor Stefańska.

Pokonać rozpraszacze uwagi

Największym problemem bywają rozpraszacze uwagi, których w dzisiejszym świecie jest cała masa, a ich całkowita eliminacja graniczy z cudem. Telefon, setki aplikacji na komputerze, internet, telewizor. Pracując nad konkretnym zadaniem, należy odizolować się od wszystkiego, co może powodować ewentualne zakłócenia.

Wypoczywać
Wypoczęty mózg uodparnia się na wszelkie czynniki dekoncentrujące. Im dłużej pracujemy i zapominamy o chwilach relaksu, tym gorsze osiągamy wyniki. Kiedy sypiamy po kilka godzin i nasz tryb pracy nie pozwala nam na dłuższy wypoczynek, warto uciąć sobie kilkunastominutową drzemkę w ciągu dnia.

Ćwiczyć ciało i umysł

Skupienie na jednym zadaniu przez dłuższy czas to dla mózgu wcale nieprosta operacja. Aby ją skutecznie przeprowadzić, potrzebuje krwi ze zwiększoną ilością tlenu. Jeśli nie wypracowaliśmy w sobie nawyku porannej gimnastyki czy joggingu, warto choć na chwilę przed wykonywaniem danej czynności poświęcić czas na aktywność fizyczną. Psychologowie opracowali także odpowiednie zestawy ćwiczeń umysłu, które konsekwentnie i systematycznie wykonywane znacznie rozwijają umiejętność koncentracji.

Uporządkować otoczenie

Warto zadbać o porządek - na biurku, w pomieszczeniu oraz na pulpicie komputera. Bo gdy uwagi nie ściągają porozrzucane dokumenty, łatwiej utrzymać ją w ryzach.

Specjaliści od zarządzania czasem podkreślają również, że w kwestii wypełniania obowiązków domowych wielozadaniowość nie przedstawia się w tak bardzo kiepskim świetle, jak wtedy, gdy staramy się ją uskuteczniać, pracując umysłowo. Dlaczego w trakcie robienia prania nie nastawić jeszcze zmywarki, a potem nie przygotować obiadu? Będąc wielozadaniowym w domu, rzeczywiście sporo czasu można zaoszczędzić. Wszystko, co wówczas wykonujemy, nie wymaga bowiem pełnego skupienia i uruchamiania skomplikowanych procesów myślowych.