Kary w biznesie w dobie pandemii koronawirusa. Opinie ekspertów PwC

W zależności od branży oraz nie zawsze trafnej interpretacji postanowień zawartych umów przedsiębiorcy stosują różne podejście do niewykonywania zobowiązań przez nich samych, bądź ich kontrahentów. Co kluczowe, w każdym przypadku należy zweryfikować konkretną sytuację, umowę i uwarunkowania prawne, w których została zawarta i realizowana, nie zaś opierać się wyłącznie na generalnym podejściu do odpowiedzialności za niewykonanie umowy.

To, w jaki sposób przedsiębiorca powinien zachować się odniesieniu do każdego przypadku niewykonania umowy, czy to przez niego samego, czy przez jego kontrahenta, powinno podlegać indywidualnej prawnej ocenie oraz wiązać się ze zgromadzeniem odpowiednich dowodów, pozwalających potwierdzić stanowisko prezentowane względem kontrahenta, organu podatkowego czy przed sądem.

Kary umowne - czy zawsze?

Obok innych konsekwencji o bardziej ogólnym charakterze, jednymi z najbardziej istotnych obciążeń są zastrzeżone w umowach różnego rodzaju kary umowne, które modyfikują ogólne zasady odpowiedzialności stron.

Każdy przedsiębiorca już teraz samodzielnie może stwierdzić, że sytuacja związana z koronawirusem ma duże znaczenie dla egzekwowania odpowiedzialności kontrahentów za niewywiązywanie się ze zobowiązań. Stan pandemii może zostać uznany za zdarzenie siły wyższej, która - co do zasady - może stanowić uzasadnienie do zwolnienia się z odpowiedzialności, w tym także zapłaty kar umownych.

Praktyka pokazuje, że przedsiębiorcy podchodzą zarówno do kwestii nakładania, jak i płacenia kar umownych, w różny sposób, stosując często niemające podstaw uproszczenia. Z jednej strony, wychodząc naprzeciw kontrahentom, rezygnują z naliczania kar umownych nawet w przypadku, gdy niewykonanie umowy nie wynika wyłącznie lub bezpośrednio z sytuacji epidemiologicznej. Z drugiej strony niejednokrotnie kary umowne nakładane są mimo, iż potencjalne uchybienia wynikają wprost z siły wyższej spowodowanej koronawirusem, a adresaci kary umownej nie będąc świadomymi lub pewnymi możliwości uchylenia się od odpowiedzialności płacą niezasadnie nałożone kary umowne.

Warto przed nałożeniem kary lub pociągnięciem kontrahenta do innej odpowiedzialności za niewykonanie lub nieterminowe wykonanie umowy, a także przed zapłatą nałożonej przez kontrahenta kary, zasięgnąć specjalistycznej wiedzy i zbadać, jakie działania powinny lub mogą zostać podjęte w danej sytuacji, tym bardziej, że nieprawidłowe decyzje w tym zakresie mogą mieć daleko idące, negatywne skutki w obszarze odpowiedzialności cywilnej, podatkowej czy wewnątrzkorporacyjnej.

Ponadto biorąc pod uwagę wyjątkową sytuację, w której znaleźli się w zasadzie wszyscy uczestnicy rynku, niejednokrotnie właściwym i najbardziej korzystnym rozwiązaniem będzie uzgodnienie z kontrahentem rozwiązania polubownego, tym bardziej, że zrozumienie trudnej sytuacji kontrahenta obecnie może być początkiem długotrwałej i owocnej relacji biznesowej w przyszłości.

Co z podatkami?

Możliwość zaliczenia kar umownych do kosztów podatkowych budzi wiele wątpliwości. Przepisy ustaw o podatkach dochodowych wprost wyłączają z kosztów podatkowych jedynie kary i odszkodowania wynikające z: *wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług; * opóźnienia w dostarczeniu towaru wolnego od wad; *opóźnienia w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Z kolei kary wynikające z innych tytułów podlegają - jak każdy wydatek - ocenie z punktu widzenia związku z przychodami. Organy podatkowe podkreślają, że aby kara mogła stać się kosztem podatkowym powinna być następstwem okoliczności niezawinionych przez podatnika. Podobna analiza opłat powinna być również przeprowadzona dla celów podatku VAT, tj. ustaleniu czy dane obciążenie podlega opodatkowaniu, czy też pozostaje poza zakresem przepisów ustawy o VAT.

Tarcza a koszty

Tarcza 4.0 przewiduje możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych także kar, które do tej pory były wprost wyłączone na podstawie szczególnych przepisów. Aby jednak to zrobić, podatnicy muszą wykazać, że okoliczności, z których wynika obowiązek ich zapłaty, pozostają „w związku ze stanem zagrożenia epidemicznego lub stanem epidemii” (co wydaje się trudniejsze niż wykazanie związku np. z „sytuacją wywołaną COVID-19”, do którego odnoszą się inne przepisy tarczy). Może się więc okazać, że organy podatkowe będą domagać się wykazania związku kar z odpowiednimi regulacjami ograniczającymi działalność gospodarczą. Ponadto podatnicy wciąż powinni być w stanie wykazać związek takiej kary z przychodami.Decyzja o zaliczeniu do kosztów podatkowych kar umownych powinna być wsparta rzetelną analizą, dokumentacją przyczyn jej poniesienia oraz odpowiednią argumentacją prawną.

Dyrektorzy finansowi dostrzegają wpływ COVID-19 na funkcjonowanie biznesu. Z najnowszego badania PwC wynika, że blisko 50% CFOs zauważa konieczność zwiększenia elastyczności warunków dostaw. Niemal 33% CFO widzi potrzebę większej przejrzystości we współpracy z dostawcami. Tyle samo planuje wprowadzać mechanizmy zmierzające do ochrony przed ryzykiem (m.in. poprzez ubezpieczenia od klęsk żywiołowych) - Michał Zwyrtek, dyrektor w PwC.

Bartosz Piątek, radca prawny, PwC Katowice
Dawid Długosz, menedżer w dziale prawno-podatkowym, PwC Katowice
Duszan Wolczyński, starszy konsultant w dziale prawno-podatkowym, PwC Katowice
Adrian Korszeń, adwokat, PwC Katowice
[email protected]